Chargé(e) de Scolarité

OMNES EDUCATION est un Groupe d’enseignement supérieur et de recherche pluridisciplinaire en Management, Communication & Création, Sciences de l’Ingénieur et Sciences politiques.

Groupe Français leader de l'enseignement supérieur privé, avec 15 écoles, 20 Campus, nous formons annuellement plus de 40.000 étudiants et 3.000 cadres, du Bachelor au DBA, en présentiel ou online.

Implanté en France (Paris, Lyon, Rennes, Bordeaux, Beaune, Marseille et Chambéry) et à l’international (Londres, Genève, Lausanne, Barcelone, Madrid, Monaco, San Francisco et Abidjan), OMNES EDUCATION occupe une place unique comme acteur reconnu dans le paysage éducatif français.

Le Groupe a initié en 2020 un ambitieux plan de croissance et de transformation stratégique visant à devenir un leader de l’enseignement supérieur en Europe.

Rattaché(e) au Responsable de la scolarité de l’école ECE (Paris 15e), vous aurez pour mission principale le suivi et la gestion de la scolarité des étudiants.

Accueil

• Assurer une permanence physique et téléphonique pour les lignes groupées dédiées à l’accueil et à la scolarité.
• Accueillir les enseignants et les étudiants, répondre à leurs demandes et les orienter vers les services compétents.
• Traiter l’ensemble des messages reçus sur l’adresse e-mail : contact@ece.fr.
• Gérer les messages ou appels adressés à la Direction de l’école.

Missions administratives

• Fournir une assistance administrative au quotidien au sein du département de l'administration pédagogique.
• Organiser les déplacements du personnel et des étudiants dans le cadre des activités promotionnelles de l’école.
• Mettre à jour régulièrement les documents administratifs : listes téléphoniques du personnel, etc.
• Contribuer à l’organisation des événements pédagogiques de l’école (conférences, ateliers, etc.).
• Aider à la coordination des réunions et réceptions diverses (commande de plateaux-repas pour les jurys, en collaboration avec les coordinatrices de chaque cycle).
• Participer aux réunions du Département et du Pôle Scolarité, et rédiger les comptes-rendus.

Scolarité

• Gérer la commande et la distribution des cartes d’étudiant (formation initiale, programme d’Ingénieur).
• Suivre les étudiants internationaux : vérification des titres de séjour et communication avec le Pôle International du Groupe Omnes Education.
• Mettre à jour la base de données des étudiants dans Open Portal (ARC, adresses, etc.).
• Délivrer les certificats de scolarité.

Welcome Desk (Référent des étudiants internationaux)

• Répondre aux questions des étudiants internationaux et les accompagner dans leurs démarches administratives.
• Remonter les besoins, questions ou problèmes nécessitant une solution.
• Relayer toutes les informations pertinentes auprès des équipes et des étudiants (logement, renouvellement des titres de séjour, assurance maladie, etc.).
• Animer les journées de rentrée : discours de bienvenue et explication des démarches administratives.
• Veiller à ce que toutes les communications (e-mails, documents, messages, rubrique intranet) soient traduites en anglais.

Toutes tâches ou missions ponctuelles qui pourraient être demandées par son responsable hiérarchique pour le bon fonctionnement du service ou du département.

Profil recherché

- De formation supérieure, vous justifiez d'une expérience réussie en assistanat et/ou administratif dans un environnement similaire, idéalement dans l'enseignement supérieur ou la formation.

- Dynamisme, rigueur et excellente communication verbale et non verbale.

- Qualités rédactionnelles et sens de l’organisation, vous permettant de réussir dans ce poste.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Des possibilités d’évolution, de formations dans un groupe en fort développement
• La prise en charge à 100% des frais de transport
• La prise en charge des frais à hauteur de 2,60€ par jour de télétravail
• Une carte titre restaurant, prise en charge à hauteur de 60% par l’entreprise
• Le partage et la fierté de nos réussites !

Le groupe Omnes Education est engagé pour le respect de la diversité et de l’inclusion dans son processus de recrutement.