Adjoint administratif aux projets

ATTENTION VOUS DEVEZ ÊTRE ÉLIGIBLE POUR TRAVAILLER AU CANADA/QUÉBEC POUR POSTULER Groupe Noël Montréal est une entreprise en mécanique du bâtiment située à Laval. Elle oeuvre depuis 2023 et a déja contribuée à plusieurs grands projets de la région de Montréal et de l'Outaouais tel que, entre autres, les Tours de Radio Canada, le projet de condos Bloome de Ottawa, la toute nouvelle école Dauversière. Plusieurs projets à venir tel que les rénovations de l'Hoptial Fleury, l'Hotel ALT de l'aéroport d'Ottawa pour en nommer quelques uns. Ce que nous vous offrons: Salaire compétitif Programme de référencement Assurances collectives complètes Assurance voyage Programme d'aide aux employés Assurance invalidité long terme Télémédecine 40 heures par semaine (possibilité d'horaire flexible) Club social L’adjoint administratif aux projets est chargé de toute la documentation requise pour chaque projet. De plus, il supportera le chargé de projet et/ou l’assistant chargé de projet avec les suivis nécessaires auprès des contracteurs généraux ou autre département, lorsque requis. Sommaire des taches: Ouvre les projets dans les différents systèmes informatiques et plateformes Assure le transfert du dossier d’estimation Numérise les documents papier et les met au dossier Ouvre la fiche projet papier et classe les documents Rédige des lettres administratives, envoi divers à l’entrepreneur général Effectue les recherches de titres et les dénonciations Assure un suivi sur la réception des plans et devis pour construction Envoi et imprime le programme de prévention Créé et met à jour des listes d’intervenants Rassemble et envoi après approbation, tous les documents administratifs auprès de l’entrepreneur général Fait le classement et dépose les dessins d’atelier, fiches techniques tout au long du processus Fait le classement et suivis des courriels et répond aux demandes selon les indications de l’assistant chargé de projet et/ou chargé de projet Fait le suivi des demandes de changements Convoque via Outlook des diverses rencontres de démarrage, selon l’échéancier établi par le chargé de projet et/ou l’assistant chargé de projet Préparation et ouverture diverse pour les contremaitres Reçois et classe le tableau de suivi MO et les rapports hebdomadaires des contremaitres en collaboration avec l’assistant chargé de projet et/ou chargé de projet Fait les mises à jour quotidiennes des outils, plateformes et procédures établies à l’interne selon les lignes directrices de la direction Assure le montage des documents de fin de travaux Analyse en collaboration avec le chargé de projet et/ou assistant chargé de projet, les requis de mise en service (devis) Prépare les documents de mise en service Fait le suivi des achats pour l’identification en mise en service, fourni par le département de dessin Reçois et classe toute la documentation reçue du contremaitre de chantier, pour la mise en service Assiste, soutiens et travailles-en étroite collaboration avec les chargés de projet dans l’ensemble des activités liées aux projets Assiste le chargé de projet et/ou assistant chargé de projet, dans la planification des formations au client, selon les intervenants requis Gère les dépôts sur les différentes plateformes en lien avec la mise en service Gère toute la documentation du projet Toutes autres taches connexes Exigences: DEC en administration Formation en technique bureautique DEC en Mécanique du bâtiment (un atout) Formation en XXX (un grand atout) Toute combinaison de formation et d’expérience pertinente pourra être considéré Connaissances et expérience: 3-5 ans d’expérience dans un rôle similaire Excellente connaissance de la suite Microsoft (Excel, word, entre autre) Connaissances en ventilation un très grand atout Compétences et Aptitudes: Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois Excellentes pratiques de communication écrite et verbales Très bon sens de l’organisation et du détail Sens de l’initiative est essentiel

Location: Laval, CA

Posted Date: 10/4/2024